「また上司の決裁待ちで仕事が止まってる…」 「なんでウチの上司は、なかなか動いてくれないんだろう…」
日々の仕事で、そんな風に感じてイライラしたり、ため息をついたりした経験はありませんか？ 痛いほど分かります。私も以前は、「もっとスムーズに進めばいいのに！」と不満を感じることが多々ありました。
でも、ちょっと待ってください。その仕事が進まない原因、本当に100%上司だけにあるのでしょうか…？
この記事では、「上司が動いてくれない」という多くの人が抱える悩みを、少し違う角度から掘り下げてみます。実は、私たち部下側の「準備不足」が、忙しい上司の手間を増やし、結果的に仕事の遅延を招いているケースが少なくないのです。
「え、自分のせい？」とドキッとした方もいるかもしれません。でも、大丈夫です。これは決して責任追及ではなく、むしろ、私たち自身が行動を変えることで、状況を改善し、自分も上司も「ラク」になるためのヒントを探る試みです。
この記事を読めば、「上司を動かす」ために部下ができる具体的な準備のポイントが分かり、日々のコミュニケーションストレスを減らして、賢く仕事を進めるための考え方が身につくはずです。
なぜ上司は「遅く」見えるのか？ 忙しい上司のリアルな事情
まず、一方的に「上司が遅い！」と不満を持つ前に、少しだけ上司の立場や状況を想像してみましょう。もちろん、様々なタイプの上司がいますが、多くの場合、私たちが考えている以上に多くの業務や責任を抱えています。
部下から見ると「止まっている」ように見えても、裏では複数の案件の優先順位を考えたり、他部署との調整に奔走したり、あるいは、より上位の承認を得るために根回しをしていたり…なんてことも日常茶飯事です。（私も管理職の経験がありますが、常にマルチタスク状態でした…）
そして、ここが重要なのですが、部下からの情報が不足していると、上司は的確な判断や指示ができず、動きたくても動けない、という状況に陥りやすいのです。
例えば、権限者（上司）でないと手続きできない銀行やクレジットカード関連の手続き。「電話しておいてください」と部下から依頼が来ても、連絡先の電話番号も、伝えるべき用件の要点も不明瞭だったらどうでしょう？ 上司はまず電話番号を調べ、長文のメールやチャットから要点を読み取り、相手先の営業時間内に時間を作って電話する…これだけの「準備」を上司が一人でやらなければならず、結局「後でやろう…」と後回しになってしまう。これは、部下の「準備不足」が招いた典型的な遅延パターンと言えます。
他にも、「承認お願いします」とだけ依頼が来て、なぜ承認が必要なのか、どの基準で判断すれば良いのか分からなかったり、報告を受けたけれど重要な情報が抜けていて自分で再確認が必要になったり…。
上司も人間です。情報が足りなければ考えられませんし、判断できません。その結果、「上司が遅い」ように見えてしまう、という構造があることを、まずは理解しておくことが大切です。
もしかして私も原因？ 上司の仕事を増やしてしまう「部下の準備不足」あるある
上司側の事情が見えてきたところで、今度は私たち部下側の行動を振り返ってみましょう。「自分は大丈夫」と思っていても、無意識のうちに上司の仕事を増やし、仕事の遅延を招く「準備不足」をしてしまっているかもしれません。
ここでは、よくある「準備不足あるある」を3つのパターンで見ていきます。ドキッとしたら、それが改善のチャンスです！
- 情報不足の「丸投げ」依頼 先ほどの電話の例もそうですが、「〇〇しておいてください」「△△、どうしましょうか？」と、具体的な情報（背景、目的、必要な資料、連絡先など）を全く添えずに、上司に判断や作業を丸投げしてしまうパターンです。上司はまず「何が知りたいの？」「何をすればいいの？」を理解するところから始めなければならず、大きな負担になります。
- 「いつまでに？」が不明確な依頼・相談 「急ぎでお願いします！」と言われても、具体的にいつまでなのか分からない。「なるはやで」も同様です。上司は多くのタスクを抱え、優先順位をつけて仕事を進めています。期限が不明確だと、他の仕事との兼ね合いでいつ対応すべきか判断できず、後回しにされやすくなります。
- 情報不足のまま「判断だけ」を求める 「〇〇の件、A案とB案どちらがいいですか？」ではなく、「〇〇の件、どうしましょうか？」と、判断に必要な情報や選択肢を全く提示せずに、上司にゼロから考えさせようとするパターンです。上司に「まず現状を整理して、選択肢を考えてみて」と言われてしまうのがオチかもしれません。
これらの「あるある」、あなたに心当たりはありませんか…？
忙しい上司をスムーズに「動かす」鍵はこれ！今日からできる”準備力”UP術
では、どうすれば忙しい上司をスムーズに動かし、仕事の遅延やコミュニケーションストレスを減らすことができるのでしょうか？ その鍵は、部下側の「準備力」にあります。ここでは、今日から実践できる具体的な準備力UP術をいくつかご紹介します。
- 依頼・相談の「目的」と「背景」を明確に伝える 「何のために」この依頼・相談をしているのか、その「背景」には何があるのかを最初に明確に伝えましょう。全体像が見えれば、上司も的確な判断やアドバイスをしやすくなります。
- 判断に必要な「情報」を整理して提示する 上司が判断や承認をするために必要となるであろう情報を、あらかじめ整理し、まとめて提示しましょう。関連資料を添付したり、長い文章なら要点を箇条書きにしたりするだけでも、上司の負担は大きく減ります。先ほどの電話の例なら、電話番号、相手の担当者名、伝えるべき要点、関連資料などを添えるのが「準備」です。
- 自分で考え、「選択肢」と「推奨案」を用意する 「どうしましょうか？」と丸投げするのではなく、「〇〇の件ですが、A案とB案が考えられます。それぞれのメリット・デメリットはこうです。私は△△の理由でA案が良いと考えますが、いかがでしょうか？」のように、自分で考えた上で選択肢と推奨案を提示しましょう。上司は提示された情報に基づいて判断するだけなので、格段に意思決定が早くなります。
- 上司が「YES/NO」で答えられる質問形式を心がける これが究極のゴールかもしれません。上司が多くの情報を読み解かなくても、「はい、それで進めてください」「いいえ、B案にしましょう」のように、YES/NO（あるいは簡単な指示）で答えられるような聞き方を意識しましょう。そのためには、上記1～3の準備が不可欠です。
- 希望する「期限」を具体的に伝える 「急ぎで」ではなく、「〇月〇日の午前中までにご回答いただけますでしょうか？」のように、具体的な期限を伝えましょう。もちろん、その期限設定が妥当かどうかも、依頼内容や上司の状況を考慮する必要があります。
これらの「準備」は、一見手間がかかるように思えるかもしれません。しかし、長い目で見れば、手戻りや確認の往復を減らし、結果的にあなた自身の仕事もスムーズに進むようになるはずです。
「準備」が変われば仕事が変わる！自分も上司も「ラクになる」好循環
部下が「準備力」を高めることは、単に上司を助けるだけではありません。それは、巡り巡って自分自身、そしてチーム全体にポジティブな影響をもたらす「好循環」を生み出します。
- 仕事のスピードアップ: 上司の判断や承認が早まり、仕事がサクサク進むようになります。待ち時間が減るだけでも、大きなストレス軽減です。
- 手戻り・ミスの減少: 事前に情報を整理し、目的を明確にすることで、認識のズレや指示の誤解を防ぎ、手戻りやミスを減らすことができます。
- 上司との信頼関係向上: 「この部下はちゃんと準備してくるな」「安心して任せられるな」と上司からの信頼を得られれば、より裁量のある仕事を任せてもらえたり、困った時に助けてもらいやすくなったりするでしょう。
- コミュニケーションストレスの軽減: 「なんで分かってくれないんだ」「なんでやってくれないんだ」といった、お互いのフラストレーションが減り、より建設的なコミュニケーションが可能になります。
- 自分の成長: 上司への依頼内容を整理し、選択肢を考えるプロセスは、あなた自身の思考力や問題解決能力を高める良いトレーニングになります。
- そして、みんなが「ラク」になる！: 無駄なやり取りや待ち時間が減ることで、部下も上司も、本来やるべき価値ある仕事に集中でき、結果的に双方の負担が減り、「ラク」な働き方に近づくことができます。
このように、「準備力」を高めることは、まさに自分にとっても、周りにとっても良いこと尽くめなのです。
まとめ：不満を「改善」のチャンスに変えて、賢く仕事を進めよう！
「上司が動いてくれない…」その不満の裏には、もしかしたら自分の「準備不足」が隠れているかもしれません。
この記事では、忙しい上司のリアルな事情を踏まえつつ、部下ができる「準備力」を高めることで、仕事の停滞やコミュニケーションストレスを解消し、自分も上司も「ラクになる」ための具体的なヒントをお伝えしてきました。
大切なのは、「当たり前」だと思っている仕事の進め方を一度立ち止まって見直し、**「どうすればもっとスムーズに進むか？」「相手（上司）が判断しやすいように、自分にできる準備は何か？」**と考え、行動してみることです。
そして、この「準備力」は、どんな業種・職種の事務職の方にも、いや、すべてのビジネスパーソンにとって役立つ普遍的なスキルです。社内業務自体が直接利益を生むことは少ないかもしれませんが、その業務を効率化し、コミュニケーションを円滑にすることは、会社の「見えないコスト」を削減し、間接的に会社の利益にも貢献します。それは、「長く安定して働きたい」と願う私たち従業員にとっても、「事業を成長させたい」と考える会社にとっても、双方にとってありがたい、Win-Winの関係を築くことに繋がるのです。
難しく考える必要はありません。まずは明日、上司に何かを依頼・相談する際に、「目的は明確かな？」「必要な情報は揃っているかな？」「YES/NOで答えられる聞き方になってるかな？」と、ほんの少し「準備」を意識してみることから始めてみませんか？
その**日々の「ちょっとした改善」**が、やがて大きな変化を生み出し、あなたの働き方を、そして職場の空気を、より良い方向へと導いてくれるはずです。
PL視点でコストを意識し、準備力でコミュニケーションを円滑に。さあ、一緒に賢く「ラクする」働き方を目指しましょう！
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