中小企業の経営者さん: 「シクミさん、実は最近、経理部門のことで頭を抱えているんです。ベテランの経理部長が急に長期休暇を取ってしまってから、もう社内は大混乱で。彼しか知らない業務が多すぎて、本当に困っています。引き継ぎも十分じゃなくて、このままだと月末の支払いも危ういかもしれません…」
シクミ: 「なるほど、それは大変お辛い状況ですね。経営者様のお気持ち、痛いほどよく分かります。実は、そのように『特定の人しか業務をこなせない』という状況は、まさに多くの企業が抱える『経理の属人化』という根深い問題なんです。」
シクミ: 「一見すると業務がスムーズに回っているように見えても、いざという時に会社全体の財務が危機に瀕するリスクを常に孕んでいます。さらに恐ろしいことに、これは単なる業務停滞に留まらず、不正の温床にもなりかねない、企業の存続を揺るがす深刻な課題なのです。」
経理の属人化がもたらす「見えない損失」と「潜在的リスク」
シクミ: 多くの経営者様は、「うちの経理はベテランがいるから大丈夫」と安心しがちですよね。しかし、私が監査法人時代に見てきた数々の事例では、その「安心」こそが、実は最も危険なシグナルであったことが少なくありません。
経理の属人化は、単なる業務の遅延や生産性の低下といった目に見える損失だけでなく、企業に計り知れない潜在的リスクをもたらします。例えば、特定の担当者しかできない業務が多い場合、その担当者が不在になった瞬間、業務は完全にストップします。
これは、月次決算の遅延、支払いの滞り、ひいては金融機関や取引先からの信用失墜に直結します。
さらに深刻なのが、内部統制の脆弱化です。特定の個人に権限と情報が集中することで、チェック機能が働きにくくなり、不正や横領といったリスクが飛躍的に高まります。
実際、私が関与したとある企業では、経理担当者の長期不在がきっかけで、長年にわたる不正経理が発覚し、最終的には上場廃止の危機にまで追い込まれたケースもありました。
属人化のコストは、年間で数百万から数千万に上ると試算されることもあります。これは、業務のやり直しにかかる人件費、遅延による機会損失、そして何よりも企業の信頼という無形の資産の喪失を意味するのです。
「仕組み化」でリスクを最小化する３つの戦略
シクミ: では、この厄介な属人化をどう克服していくべきか。私が提唱するのは、「仕組み化」によるリスクヘッジです。これは、特定の個人に依存しない、持続可能な組織体制を構築するための具体的な戦略となります。
第一の戦略は、「業務プロセスの可視化と標準化」です。まずは、現在行われている経理業務の全てを洗い出し、フローチャートや手順書として文書化します。
これにより、「誰が」「いつ」「何を」「どのように」行っているのかが明確になり、ブラックボックス化していた業務が透明になります。
第二の戦略は、「役割分担と複数担当制の導入」です。例えば、仕訳入力と承認、支払い処理と承認など、重要な業務は必ず二人以上の担当者でチェックする体制を構築します。
これにより、一人の担当者に依存する状況を解消し、相互牽制機能を強化します。
MBAで学ぶ組織論においても、権限の分散と相互チェックは、ガバナンス強化の基本中の基本とされています。
第三の戦略は、「ITツールの積極的活用」です。会計ソフトやRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入することで、定型的な入力作業や照合業務を自動化できます。
これにより、人の手によるミスを削減し、業務効率を大幅に向上させることが可能です。例えば、RPAを導入した企業では、経理業務の処理時間を平均で30%削減し、年間数千時間のコスト削減に成功した事例もあります。
「数字」で見る！仕組み化がもたらす具体的な経営改善効果
シクミ: 仕組み化は単なるリスク回避策ではありません。具体的な数字として、企業の経営体質を劇的に改善する効果があることをお伝えしたいと思います。
まず、業務効率化によるコスト削減です。例えば、RPA導入により、月間20時間の単純作業が削減できたとします。時給2,000円の従業員であれば、年間で48万円の直接的な人件費削減に繋がります。
さらに、ミスの削減効果も見逃せません。属人化された手作業では、入力ミスや計算ミスが発生しやすく、その修正には多大な時間とコストがかかります。ある調査では、経理ミスの修正コストが、元の業務時間の最大15%を占めるというデータもあります。
仕組み化により、これらのミスが減少することで、年間数百万円単位の「見えないコスト」を削減することが可能になります。
次に、従業員のエンゲージメント向上です。単純作業からの解放は、経理担当者がより戦略的な業務、例えば財務分析や予算策定といった高付加価値業務に集中できる時間を生み出します。
これは、従業員のモチベーション向上だけでなく、企業の意思決定の質を高めることに直結します。
監査法人での経験上、内部統制がしっかり機能している企業は、金融機関からの評価も高く、資金調達の面でも有利に働く傾向があります。これは、属人化解消が間接的に企業の信用力向上に寄与する何よりの証拠です。
仕組み化は、短期的な投資に見えるかもしれませんが、中長期的に見れば、会社の成長を加速させ、持続的な企業価値向上に貢献する極めて有効な戦略なのです。
まとめ
シクミ: 経理の属人化は、一見すると些細な問題に見えても、企業の根幹を揺るがしかねない深刻なリスクを内包しています。しかし、適切な「仕組み化」によって、これらのリスクは確実に管理され、さらに企業を成長させる糧へと変えることが可能です。
今日お話しした内容が、貴社の経理部門、ひいては会社全体のレジリエンス（回復力）を高めるための一助となれば幸いです。
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