「シクミさん、実はうちの経理部門、特定のベテラン社員に業務が集中しすぎていて、正直、彼がもし急に休んだりしたら、会社全体が回らなくなるんじゃないかと不安で仕方ないんです。最近、夜もよく眠れなくて…」
「なるほど、〇〇社長、それは非常にお辛い状況ですね。お気持ち、よく分かります。
私が大手監査法人時代に多くの企業を見てきましたが、おっしゃるような経理の属人化は、規模の大小を問わず多くの会社が抱える、そして経営者が最も深く悩む課題の一つなんです。
一見すると、特定の優秀な社員が業務を効率的にこなしているように見えるかもしれません。しかし、その裏には、事業継続を脅かすほどの潜在的なリスクがいくつも潜んでいるんですよ。
まさに、その『仕組み』の脆さが、知らず知らずのうちに会社の屋台骨を揺るがしかねない、と私は警鐘を鳴らしたいのです。
今日は、その不安を解消し、貴社の経理部門を盤石な『仕組み』に変える具体的な方法について、じっくりお話しさせてください。」
経理の属人化が招く、目に見えない巨大なリスク
社長、特定の社員に経理業務が集中している状態は、まるで時限爆弾を抱えているようなものだ、と私は常々お話ししています。
まずは、この属人化が貴社にもたらす可能性のある具体的なリスクについて、監査法人としての視点からお伝えさせてください。
第一に、業務停滞リスクです。担当者が不在になった場合、日々の支払いや請求業務が滞り、最悪の場合、取引先への支払遅延や入金遅れが発生し、会社の信用問題に発展しかねません。
第二に、不正リスクの増大です。複数の目でチェックする仕組みがないと、意図的な不正や過誤が発見されにくくなります。これは、私が監査で最も懸念する点の一つであり、企業のガバナンスを大きく揺るがすことになります。
第三に、業務品質の低下と成長機会の損失です。属人化が進むと、常に同じやり方が踏襲されがちになり、業務改善の機会が失われます。また、担当者のスキルアップや新たな知識の習得も進みにくく、結果として経理部門全体の生産性向上や戦略的な役割を担う機会を逸することにもなりかねません。
そして何よりも、事業継続性への脅威です。自然災害や疫病など、予期せぬ事態が発生した場合、特定の担当者に依存していると、事業活動そのものが麻痺してしまう恐れがあります。これは、中小企業庁も警告している、最も深刻な経営リスクの一つと言えるでしょう。
なぜあなたの会社で属人化が起こるのか？その構造と解決のヒント
社長、これらのリスクは理解いただけたでしょうか。では、次に「なぜ貴社でこのような属人化が起こってしまっているのか」という根本原因について、少し考えてみましょう。
多くの企業で共通しているのは、まず「採用難」という現実です。特に経験豊富な経理人材は争奪戦で、なかなか採用に繋がらないという声をよく耳にしますよね。
次に「教育不足」です。新しく入った社員へのOJTが不十分だったり、ベテラン社員が忙しすぎて教える時間がなかったりするケースは少なくありません。結果として、業務が特定の担当者に集中していくことになります。
また、「業務プロセスの可視化不足」も大きな要因です。暗黙知として個人の頭の中に存在する業務手順が多く、文書化されていないため、他の社員が引き継ぎにくい状況を生み出します。これは、MBAで学ぶ組織論の視点からも、非効率的であると指摘されます。
さらに、経営層が経理部門の業務内容やリスクについて深く理解していない、あるいは重要性を認識していない場合も、属人化は放置されがちです。経理はコストセンターと考えられがちですが、実は会社の健康状態を示す最も重要な指標を扱う、言わば「経営の羅針盤」なんです。
これらの原因を正確に把握することが、属人化を解消するための第一歩となります。
明日からできる！経理部門を盤石にする仕組み化戦略
社長、ご安心ください。属人化は、適切な『仕組み』を導入することで確実に解消できます。私が監査法人時代に様々な企業で実践してきた、効果的な仕組み化戦略をいくつかご紹介しましょう。
第一に、「業務マニュアルの徹底的な作成と更新」です。全ての経理業務について、担当者以外でも一通りこなせるレベルまで具体的に記述します。これは単なる文書作成ではなく、業務プロセスを見直す絶好の機会と捉えてください。定期的なレビューと更新も不可欠です。
第二に、「複数人によるチェック体制の構築」です。重要な会計処理や支払い業務は、必ず複数の社員が確認する体制を義務付けます。これは内部統制の基本中の基本であり、不正防止にも繋がります。
第三に、「会計システムの有効活用とデータの一元化」です。手作業での処理が多いほど属人化のリスクは高まります。会計システムを最大限に活用し、データの入力から集計、レポーティングまでを標準化・自動化することで、特定の個人の知識に依存しない仕組みを構築できます。
第四に、「ジョブローテーションの導入とスキルマップの作成」です。定期的に担当業務を入れ替えることで、複数の社員が様々な業務に対応できるようになります。また、経理部門全体のスキルマップを作成し、誰がどの業務を担当でき、どのスキルが不足しているかを可視化することで、計画的な人材育成が可能になります。
これらは決して特別なことではありません。一つずつ確実に実行することで、貴社の経理部門は、いかなる状況にも対応できる盤石な組織へと変貌を遂げるはずです。
まとめ
社長、経理の属人化は、会社にとって決して看過できない深刻なリスクであり、それは企業としての成長を阻害する要因にもなりかねません。
しかし、この課題は適切な『仕組み』を導入し、継続的に運用していくことで、必ず乗り越えることができます。
今日お話しした業務マニュアル化、複数人でのチェック体制、システム活用、そして人材育成という一連の仕組み化戦略は、貴社の経理部門を強固なものにするだけでなく、経営判断に必要な精度の高い情報を提供し、ひいては企業価値の向上にも貢献すると私は確信しています。
私が監査法人とMBAで培った知識と経験から言えるのは、未来を見据えた経営には、属人性に依存しない盤石な『仕組み』こそが不可欠だということです。
ぜひ、貴社の経理部門を、不安の種ではなく、事業成長の確かな土台として機能させるための第一歩を踏み出してください。私がいつでも、そのお手伝いをさせていただきます。
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