社長: 「シクミさん、うちの経理はベテランのAさんに全部任せっきりで、正直、Aさんがいないと会社が回らないんです。何かあったらと思うと不安で夜も眠れませんし、新しい人を採用してもなかなか業務を覚えられなくて…。」
シクミ: 「なるほど、社長様、それは大変お辛い状況ですね。そのお悩み、まさに多くの経営者の方が抱えていらっしゃる『経理の属人化』という根深い問題なんです。私がこれまで数多くの企業で見てきた中でも、この属人化が事業継続や成長の足かせになっているケースは少なくありません。今日はその具体的なリスクと、解決策としての『仕組みづくり』についてお話しさせてください。」
経理の属人化が引き起こす、目に見えない「経営リスク」とは？
経理の属人化は、一見すると業務がスムーズに回っているように見えがちですよね？しかし、実はその裏には複数の深刻な経営リスクが潜んでいるのです。
私が監査法人時代に多くの企業と向き合ってきた中で痛感したのは、担当者の突然の退職や病欠で、経理業務が完全にストップしてしまう事態です。これはまさに、事業継続性を脅かす致命的なリスクと言えるでしょう。
また、情報が一箇所に集中することで、内部統制のチェック機能が効かなくなり、不正が発生しやすい環境を作り出してしまいます。これは企業にとって、信頼失墜という取り返しのつかないダメージをもたらしかねません。
さらに、特定の個人にしかできない業務があると、経営判断に必要なタイムリーな情報が得られにくくなることもあります。これは、ビジネスチャンスを逃すことにもつながりかねない、見過ごされがちなリスクなのです。
成長を阻む「停滞」：属人化がもたらす弊害の連鎖
属人化は、短期的なリスクだけでなく、長期的な企業の成長をも阻害します。
例えば、新しく経理担当者を採用しても、引き継ぎがスムーズに進まず、結局戦力化に時間がかかる、あるいは定着しないという経験はありませんか？これは採用・育成コストの無駄につながるだけでなく、組織全体の士気にも影響を与えます。
DX推進が叫ばれる現代において、経理業務のデジタル化は不可欠ですよね。しかし、特定の個人にしか分からない業務フローがあると、システム導入の計画自体が立てにくくなり、結果としてデジタル変革から取り残されてしまうケースも多々見受けられます。
私はMBAで組織論を学んできましたが、属人化は組織全体のパフォーマンスを低下させる温床です。情報共有が滞り、新しいアイデアが生まれにくくなることで、企業文化そのものが停滞し、変化への適応力が失われてしまうのです。
「人」から「仕組み」へ：属人化を解消する具体的なステップ
では、この根深い属人化問題をどのように解決すれば良いのでしょうか？答えは、「人」に依存しない「仕組み」を構築することにあります。
第一に、現在の業務プロセスを徹底的に可視化し、標準化することです。まずはマニュアルを作成し、フローチャートを用いて誰が見ても理解できる状態にしましょう。これは業務の効率化だけでなく、内部統制の強化にも直結します。
次に、多能工化とジョブローテーションの導入です。一人の従業員が複数の業務を担当できるように教育し、定期的に担当業務を入れ替えることで、知識やスキルを組織全体で共有します。これにより、特定の個人が不在でも業務が滞るリスクを大幅に減らせます。
そして、ITツールの積極的な活用です。会計システムやRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入することで、定型業務を自動化し、人の手によるミスを減らしつつ、属人化の要因を排除できます。
私が監査法人時代に最も重視したのは、強固な内部統制の構築でした。これらのステップを通じて、経理業務を「見える化」し、「分散」させることで、経営リスクを確実に低減し、持続可能な企業成長の基盤を築くことができるはずです。
まとめ
社長様、経理の属人化は決して避けられない宿命ではありません。むしろ、それは企業の成長段階において必ず直面する課題であり、乗り越えることでより強固な経営体質を築くチャンスでもあります。今日お話しした「仕組み」を構築することは、一朝一夕にはいかないかもしれません。
しかし、経営者である社長様がリーダーシップを発揮し、一歩ずつ着実に実行していくことで、必ずや『人』に依存しない、盤石な経理体制を築き上げることができるでしょう。それは、未来の不測の事態への備えとなるだけでなく、企業の透明性を高め、事業拡大への大きな推進力となるはずです。安心感を持って経営に集中できる日々が、そこには待っています。
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