「DXを進めなければ」という危機感を持つ経営者は、この数年でかなり増えました。実際、顧問先からもツール導入やシステム刷新の相談が増えています。ただ、正直に言うと、うまくいく会社とそうでない会社には、はっきりしたパターンがあります。この記事では、会計士としてバックオフィスのDX支援に関わってきた中で見てきた「よくある失敗」を先に紹介し、そこから逆算した進め方を提案します。
よくある失敗パターン3つ
失敗1：目的より先に「ツール」を決めてしまう
展示会や営業から話を聞いて、「このツールを入れれば効率化できそうだ」という理由でツールを先に決めてしまうケースです。導入後に「そもそも自社のどの業務を効率化したかったのか」が曖昧なまま使い始めるため、現場が使いこなせずに形骸化してしまいます。
失敗2：経営者が旗を振るだけで、実務設計を現場任せにする
「DXをやるぞ」という号令はかかるのに、実際の業務フローの再設計やマニュアル作成は現場の担当者に丸投げされることがあります。現場の担当者は日常業務で手一杯なので、片手間で作られた運用ルールは長続きしません。
失敗3：紙・Excel運用と新システムが並存してしまう
新しいシステムを導入したものの、「念のため」と旧来のExcel台帳や紙の帳票も並行して残してしまい、結果的に二重入力・二重管理で以前より手間が増えてしまうケースです。これは経理・労務まわりの相談で特によく見かけます。
うまくいっている会社に共通していること
逆に、DXがうまく定着している会社を見ると、共通点は技術力の高さではなく「進め方」にあります。
- 最初から全社展開せず、1つの部署・1つの業務に絞って試す
- 「導入して終わり」ではなく、3ヶ月後に効果を数字で振り返る場を決めている
- 旧運用をいつまでに廃止するか、あらかじめ期限を決めている
特に重要だと感じるのが最後の「旧運用の廃止期限を決める」ことです。新旧並存の状態を「いつか整理しよう」と先延ばしにすると、そのままずるずる二重運用が続いてしまいます。
会計・バックオフィス領域でのDXは、特に費用対効果を見える化しやすい
経理・労務・請求書まわりの業務は、他部署に比べて「何にどれだけ時間がかかっているか」を数字にしやすい領域です。たとえば月次の記帳作業に何時間かかっているか、請求書発行から入金確認までに何日かかっているかは、比較的簡単に測定できます。DXの効果を経営層に説明しやすいという意味でも、バックオフィス業務は着手しやすいテーマだと考えています。
まとめ：小さく始めて、期限を決めて、数字で振り返る
DX推進というと大がかりな話に聞こえますが、実務でうまくいっているのは、地味な進め方をしている会社です。ツールを決める前に目的を言葉にする、対象業務を絞る、旧運用の廃止期限を決める、3ヶ月後に数字で振り返る。この4つのステップを踏むだけで、失敗の確率はかなり下げられるというのが実感です。
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