顧問先とのやり取りで「請求書のPDFをメールに添付して送ってください」というやり取りに疲れて、Google Workspaceの共有ドライブに切り替えたことがあります。今回はツールの機能紹介というより、実際に運用してみて何が変わって何が変わらなかったかを書きます。
変わったこと：ファイルの「最新版はどれ」問題が消えた
メールでファイルをやり取りしていた頃は、「請求書_最終.xlsx」「請求書_最終_修正2.xlsx」のような地獄のファイル名が量産されていました。共有ドライブに切り替えてからは、常に1つのファイルを両者が見ている状態になったので、この手の混乱がなくなりました。特に月次の資料をやり取りする顧問先とは、フォルダ構成を最初に決めておくだけでかなり楽になります。
変わらなかったこと：結局ルールを決めないと散らかる
クラウド化すれば自動的に整理されるわけではありません。フォルダ名や保存場所のルールを決めずに使い始めると、ドライブの中もメールの受信箱と同じくらい散らかります。「年度＞取引先＞書類種別」のような最低限の階層だけは、導入初日に決めておくことをおすすめします。
経理・バックオフィスで特に使っている機能
- 共有ドライブ：顧問先ごとにフォルダを分け、担当者が変わっても迷わない状態を維持
- スプレッドシートの共同編集：試算表の確認を、ファイルを行き来させずにその場で一緒に見ながら進められる
- Google フォーム：簡単な社内アンケートや経費申請の一次受けに使うことがある（複雑な承認フローには向かない）
導入で失敗しやすいポイント
一番多い失敗は、既存のファイルサーバーの構造をそのままドライブに移してしまうことです。ファイルサーバー時代の「とりあえずフォルダを掘って保存する」文化を持ち込むと、検索性の高さというクラウドの強みを活かせません。移行のタイミングで、フォルダ構成自体を一度見直すことをおすすめします。
まとめ：ツールより先に「捨てる文化」が必要
Google Workspace自体は成熟したツールなので、大きな失敗をすることは少ないと思います。むしろ重要なのは、古いファイルやフォルダを定期的に整理する文化を社内に作れるかどうかです。ツールを変えても、使う人間の習慣が変わらなければ、結局同じ散らかり方をしてしまいます。
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