「またあの人に？」経理属人化を仕組みで解決するプロの視点

経営者さん: 「シクミさん、うちの経理のことで相談が…。請求書処理や月次決算など、特定の業務がベテランの担当者に集中しちゃってるんです。彼女が休むと、途端に業務がストップしてしまって…。」

シクミ: 「なるほど、経営者さん。それは典型的な『属人化』の問題ですね。お気持ちはよくわかります。現場の負担も大きいですが、実はそれ、経営者として見過ごせない大きなリスクを抱えているサインでもあるんですよ。」

シクミ: 「多くの企業で同じような光景を見てきました。しかし、安心してください。これは個人の能力の問題ではなく、『仕組み』の問題なんです。今日はその属人化を根本から解消する方法を、具体的にお話ししますね。」

「経理の属人化」が引き起こす、見えない3つの経営リスク
なぜ属人化は生まれるのか？根本原因を3つの視点で解剖
属人化を解消する「仕組み化」勝利の方程式3ステップ
まとめ

「経理の属人化」が引き起こす、見えない3つの経営リスク

「あの人がいないと仕事が回らない」。一見、その人が優秀である証拠のように聞こえるかもしれません。でも、経営の視点から見ると、これは非常に危険な状態なんです。

私が監査法人で見てきた中でも、属人化が引き起こすリスクは大きく3つあります。まず1つ目は、業務遅延・停止リスクです。担当者が急に退職したり、病気で長期離脱したりした場合、その業務は完全にストップします。月次決算が遅れれば、経営判断に必要な数字が手に入らない、なんてことにもなりかねませんよね。

2つ目は、不正リスクの増大です。業務プロセスがブラックボックス化すると、第三者のチェック機能が働きません。これは、意図せずとも間違いが起きやすい環境であり、最悪の場合、不正の温床になる可能性すらあります。内部統制の観点からも、極めて脆弱な状態と言えるでしょう。

そして3つ目が、ノウハウの喪失と品質の低下です。その担当者が独自に培った効率的なやり方や知識は、会社に蓄積されることなく、退職と同時に失われてしまいます。結果として、組織全体の業務品質が向上せず、成長の足かせとなってしまうのです。

なぜ属人化は生まれるのか？根本原因を3つの視点で解剖

では、なぜ経理部門で属人化が起こりやすいのでしょうか。担当者の性格や能力のせいにしてはいけません。原因は、会社の「仕組み」にあることがほとんどです。

根本原因の1つ目は、業務プロセスの未整備です。きちんとしたマニュアルがなく、「仕事は先輩の背中を見て覚えろ」という文化が根付いていませんか？業務の手順が個人の頭の中にしか存在しないため、他の人が代替できない状況が生まれてしまうのです。

2つ目は、評価制度の問題です。「あの人にしかできない仕事」を特別に評価してしまうケース。もちろん専門性は重要ですが、知識やスキルをチームで共有することを評価する仕組みがないと、担当者は自分のノウハウを抱え込みがちになります。結果として、意図せず属人化を助長してしまうのです。

3つ目は、経営層の関心不足です。経理部門を単なるコストセンターと捉え、業務改善への投資を後回しにしていませんか？「これまで問題なく回ってきたから大丈夫」という現状維持バイアスが、水面下で進行する属人化というリスクを見えなくさせているのです。これは多くの企業で見られる共通の課題でした。

属人化を解消する「仕組み化」勝利の方程式3ステップ

属人化は根深い問題ですが、正しい手順を踏めば必ず解消できます。私がコンサルティングでお伝えしている、具体的な3つのステップをご紹介しますね。

ステップ1は「業務の棚卸しと可視化」です。まずは、誰が、何を、いつ、どのように行っているのかを全て書き出します。難しく考える必要はありません。最初はA4用紙1枚に書き出すだけでも十分です。重要なのは、個人の頭の中にある業務を客観的な形にすること。これにより、問題点がどこにあるのかが明確になります。

ステップ2は「標準化とマニュアル作成」です。可視化された業務の中から、非効率な部分や個人に依存した手順を洗い出し、「誰がやっても同じ成果を出せる」標準的なプロセスを決めます。そして、その手順を写真や簡単な動画なども活用しながら、シンプルなマニュアルに落とし込みます。完璧なマニュアルを目指すのではなく、常に改善していく前提で始めるのがコツですよ。

最後のステップ3は「複数担当者制とローテーションの導入」です。1つの業務を必ず2人以上が担当できる体制を構築します。そして、定期的にジョブローテーションを行うことで、業務のブラックボックス化を防ぎます。これは、相互にチェックし合う内部牽制の仕組みとしても機能し、業務品質の向上と不正リスクの低減に直結する、非常に重要な打ち手です。