経営者さん: 「シクミさん、うちの経理はベテランのAさんがいてくれて助かっているんですが、正直、そのAさんがいないと業務が回らない部分が多いんです。もし万が一、Aさんが急に休んだり辞めてしまったりしたら、会社の経理業務が完全にストップしてしまうんじゃないかと夜も眠れません…どうすればいいんでしょうか？」
シクミ: 「なるほど、経営者さん、それは本当にご心境お察しいたします。特定の人物に業務が集中する『属人化』は、多くの企業が抱える深刻な課題ですよね。実は、その不安の根源は、単なる業務滞留だけではないんです。監査法人で数々の企業を見てきた私からすると、それは企業の継続性そのものを揺るがす、経営リスクの温床なんですよ。」
経理の属人化が招く見えないコストと潜在リスク
経営者さん、今お話しされたように、「特定の人がいないと業務が回らない」という状況、身に覚えがありますよね？
これは単なる業務効率の問題にとどまりません。実は、経理業務の属人化は、貴社が気づかないうちに様々な「見えないコスト」を生み出しているんです。
例えば、業務のブラックボックス化です。特定の担当者しか業務フローや判断基準を知らないため、不正のリスクが高まります。これは監査の現場でもよく見かける事例で、組織のガバナンスが脆弱になる典型的な兆候と言えるでしょう。
また、非効率性も看過できません。他の社員が業務をサポートしようにも、手順が不明瞭なため時間がかかり、結果的に特定の人に負担が集中し、生産性全体の低下を招きます。これは間接的に人件費というコスト増にもつながりますよね。
さらに、最も深刻なのは「事業継続性」へのリスクです。担当者の離職や病欠など不測の事態が発生した場合、決算遅延、資金繰りへの影響、税務申告のミスなど、企業の信頼や存続に関わる重大な問題に発展しかねません。
MBAで学んだリスクマネジメントの観点からも、属人化は単なるオペレーションリスクではなく、戦略リスクやレピュテーションリスクに直結する可能性を秘めていると言えるでしょう。
数字で語る属人化のリスク：監査法人が見抜く盲点
経営者さん、属人化のリスクを「感覚的」なものだと捉えていませんか？
実は、監査法人の現場では、属人化が引き起こす「具体的な数字」のインパクトを日々目の当たりにしています。
例えば、決算期末の残業代が慢性的に膨らんでいるとしたら、それは属人化による非効率性の証かもしれません。本来なら分散できる業務が特定の人に集中するため、時間外労働が増え、企業は余計なコストを支払っているわけです。
また、過去の監査で指摘された事例ですが、担当者不在中に発生した売掛金の未回収や、支払いの二重計上など、属人化が原因で発生した「ミスによる損失」は決して小さくありません。これらは直接的に会社の利益を圧迫します。
さらに、属人化は企業価値そのものにも影響を与えます。もし将来、貴社がM&Aを検討する際に、経理業務の属人化が指摘されれば、デューデリジェンスで企業価値が低く評価される可能性があります。これは将来の成長戦略にまで影響を及ぼす、非常に大きなリスクなんです。
私たちプロの視点から見ると、属人化は単なる業務の問題ではなく、企業の財務健全性や将来性に深く関わる「数字」として捉えるべき課題なのです。
属人化を解消する仕組み：プロが推奨する具体的なステップ
経営者さん、ではこの属人化という経営リスクにどう立ち向かえば良いのでしょうか？
大切なのは、「特定の個人に依存しない仕組み」を構築することです。まず第一に推奨するのは、「業務の可視化と標準化」です。
全ての経理業務を棚卸し、誰が、何を、いつ、どのように行っているのかを詳細に文書化しましょう。これにより、業務フローのボトルネックや無駄が明らかになります。これは業務改善の第一歩であり、監査法人で内部統制を評価する際にも最も重視されるポイントの一つです。
次に、「多能工化とジョブローテーションの導入」です。複数の担当者が複数の業務をこなせるように教育し、定期的に担当業務を入れ替えることで、知識とスキルを組織全体で共有できます。最初は負荷がかかるかもしれませんが、中長期的には組織全体の生産性を向上させ、リスクを分散します。
そして、「ITツールの活用」も非常に有効です。会計ソフトの機能を最大限に活用し、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）などを導入することで、定型業務を自動化し、人の手によるミスを減らし、業務の標準化を加速させることができます。
これらは単なるコストではなく、未来への「投資」だと捉えてください。今、仕組みを整えることで、将来発生しうる大きなリスクを回避し、持続可能な経営基盤を確立できるでしょう。
まとめ
経営者さん、今日の対話を通じて、経理の属人化が単なる業務の課題ではなく、貴社の経営を揺るがす深刻なリスクであること、そしてそのリスクが「数字」として具体的に現れることをご理解いただけたでしょうか。
私たちは、この問題に対して漠然とした不安を抱えるのではなく、具体的な仕組みづくりと数字に基づいたアプローチで解決できると確信しています。業務の可視化、多能工化、そしてITツールの活用。これらを通じて、経理体制を盤石なものにすることは、貴社の持続的な成長と企業価値向上に直結する重要な経営判断です。手遅れになる前に、今こそ貴社の経理体制を見直す絶好の機会だと考えてみてください。
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