正直に告白すると、私自身もNotionを導入した当初、あれこれとデータベースやテンプレートを作り込みすぎて、結局更新が追いつかなくなり「情報の墓場」にしてしまった経験があります。この記事では、Notion自体の便利さの紹介というより、その失敗から学んだ「続けられる使い方」についてまとめます。
なぜNotionは挫折しやすいのか
Notionは自由度が高いツールです。ドキュメント、タスク管理、データベース、Wikiなど、何でも作れてしまいます。この「何でもできる」という特性が、実は挫折の原因になりがちです。
- 最初に理想の構成を作り込みすぎて、運用が始まる前に力尽きる
- ページやデータベースが増えすぎて、どこに何があるか分からなくなる
- 更新ルールを決めずに始めた結果、情報が古いまま放置される
Excelやスプレッドシートであれば「とりあえず1シート作って使う」で済みますが、Notionは構造を自由に設計できる分、最初の設計に時間をかけすぎてしまう人が多いように感じます。
続けられている会社に共通する使い方
いくつかの顧問先でNotionの活用状況を見せてもらった中で、うまく定着している会社にはいくつか共通点がありました。
最初は「議事録」「タスク管理」など、1つの用途に絞る
いきなり全社Wikiのような大きな構想から始めず、まずは特定のチームの議事録やタスク管理といった、範囲の狭い用途からスタートしている会社が多いです。小さく始めて、使う習慣ができてから用途を広げるほうが、結果的に定着率が高くなります。
「更新する人」と「更新のタイミング」を決めている
ページを作りっぱなしにせず、「週次のミーティングの冒頭で必ず更新する」のように、更新のタイミングを業務フローの中に組み込んでいる会社は情報が古くならずに済んでいます。逆に「気づいた人が更新する」というルールにしている会社は、だいたい数ヶ月で更新が止まっていました。
テンプレートは他人のものをそのまま真似しない
SNSなどで紹介されている美しいNotionテンプレートをそのまま導入して、結局自社の業務に合わず使わなくなるケースもよく見かけます。テンプレートは参考程度にとどめ、自社の業務フローに合わせて簡略化することをおすすめします。
バックオフィス業務での活用例
経理・総務まわりでは、次のような使い方が比較的定着しやすいと感じています。
- 問い合わせ・依頼事項の受付データベース（誰が、いつ、何を依頼したかを一覧化）
- 各種手続きのマニュアルをページとしてストックし、更新履歴を残す
- 備品や契約書の管理台帳（更新日でソートして期限切れを防ぐ）
これらは更新頻度がそこまで高くなく、「たまに参照して、たまに追記する」という使い方に向いているため、Notionの自由度の高さがプラスに働きやすい領域です。
まとめ
Notionで挫折しないコツは、最初から完璧な情報基盤を作ろうとしないことです。用途を1つに絞り、更新するタイミングをあらかじめ決めておく。この2つを守るだけで、「作っただけで使われないページ」が生まれるのをかなり防げます。
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