稟議・承認フローの電子化でよく相談されること

「ハンコを押すために出社する」という状態を解消したくてワークフローシステムを検討している、という相談を受けることが増えました。今回は、実際に相談を受けた中でよく出てくる質問をベースに整理します。

Q1. 紙の稟議をそのまま電子化すればいいですか？

これが一番多い失敗パターンです。紙の稟議フローには「念のため」で経由させている承認者が紛れ込んでいることが多く、それをそのまま電子化すると、無駄に承認ステップの多い電子ワークフローが出来上がってしまいます。電子化のタイミングで、本当に必要な承認者だけに絞り込むことをおすすめします。

一番のメリットは、承認履歴が自動的に記録として残ることです。誰が、いつ、何を承認したかが明確になるため、内部統制や監査対応の観点でも説明がしやすくなります。紙の稟議書を探し回る、という作業がなくなるのも地味に大きい変化です。

承認者が少なく、稟議自体の件数も少ない会社であれば、無理に導入しなくてもいいと感じることもあります。ただし、承認のたびに「今どこで止まっているか分からない」という状態が起きているなら、規模に関わらず検討する価値はあります。

承認フローの設計を丸ごとベンダー任せにしてしまうケースです。自社の業務実態を理解しないまま作られたフローは、結局現場に合わず、紙の運用に逆戻りしてしまうことがあります。フロー設計には、必ず現場の担当者を巻き込むことをおすすめします。

ワークフローシステムの導入は、単なるハンコのデジタル化ではなく、承認フローそのものを見直す良い機会です。ツールを入れる前に、今の稟議フローが本当に必要なステップだけで構成されているか、一度棚卸ししてみることをおすすめします。