RPAツール導入を検討する前に確認しておきたいこと

「RPAを入れて業務を自動化したい」という相談を受けたとき、私が最初に確認するのは「自動化したい作業は、そもそも手順が毎回同じですか」という点です。この記事では、RPAツールの機能紹介ではなく、導入前に確認しておくべきことを整理します。

RPAが得意なこと、苦手なこと

RPAは「人間がパソコン上で行う定型的なクリック・入力作業」を代行するのが得意です。逆に、判断が必要な作業や、対象となるシステムの画面レイアウトが頻繁に変わる作業には向いていません。画面レイアウトが少し変わっただけでロボットがエラーで止まる、というのはRPA運用でよくあるトラブルです。

この棚卸しをせずに「とりあえず入れてみる」と、期待したほど自動化できる作業が見つからず、ツールだけが残るということになりがちです。

ロボットを作って終わりではなく、システムの仕様変更に合わせてロボットの設定を都度メンテナンスする必要があります。この保守作業を誰が担当するのかを決めずに導入すると、最初に作った担当者が異動・退職した途端にロボットが誰にも管理されなくなる、という状態に陥りやすいです。

請求書のデータを決まったフォーマットで会計システムに入力する作業や、複数のシステムから同じ形式でデータをダウンロードして集計する作業など、判断を伴わない定型作業との相性が良いと感じています。

RPAツールそのものの機能差より、自動化する作業をどれだけ的確に選べるかで成果が大きく変わります。まずは自社の定型作業を洗い出すところから始めることをおすすめします。