「うちの管理はExcelがバラバラに乱立していて限界です」という相談は、業種を問わず本当によく受けます。その解決策としてkintoneを検討する会社も多いのですが、「導入すれば何でも解決する魔法のツール」だと誤解されているケースも見かけるので、この記事ではkintoneの得意・不得意を、実際に見てきた事例をもとに整理します。
kintoneが向いている業務の共通点
kintoneは「業務アプリを自分たちで作れるプラットフォーム」です。向いているのは、次のような特徴を持つ業務です。
- Excelで台帳管理しているが、複数人が同時に編集すると上書きされてしまう業務
- 承認や進捗の状態を、関係者全員がリアルタイムで見られるようにしたい業務
- 案件ごと・顧客ごとにデータをためていき、あとで検索・集計したい業務
典型的には、案件管理、顧客管理、経費申請、備品管理、問い合わせ管理などが挙げられます。これらは「決まったフォーマットに入力する」というシンプルな作業の繰り返しなので、プログラミング知識がなくてもアプリを組みやすい領域です。
逆に、kintoneだけでは厳しいと感じる業務
一方で、次のような業務にkintoneだけで対応しようとすると、無理が出やすいと感じています。
- 複雑な会計処理（仕訳の自動生成、税区分の判定など）
- 大量データの高度な分析やダッシュボード可視化
- 外部の基幹システムと密に連携する必要がある業務
kintoneは「専用の会計ソフトやCRMの完全な代替」ではなく、「Excelよりも一歩進んだ、みんなで使える簡易データベース」と捉えるとイメージが近いです。会計処理はfreeeやマネーフォワードのような専用ソフトに任せ、kintoneはその手前の情報収集・進捗管理に使う、という役割分担にしている会社が多い印象です。
導入でつまずきやすいポイント
「アプリを作れる人」が1人しかいない状態になりやすい
kintoneは非エンジニアでもアプリを作成できますが、実際には社内の特定の1人が全部のアプリを作り込んでしまい、その人が異動・退職すると誰もメンテナンスできなくなるという相談を何度か受けたことがあります。最初から複数人でアプリ作成のノウハウを共有しておくことをおすすめします。
最初から作り込みすぎて挫折する
いきなり完璧な業務アプリを目指すと、設計に時間がかかりすぎて導入自体が止まってしまいます。まずは今のExcel台帳をそのまま移植するレベルから始めて、運用しながら少しずつ項目や自動化ルールを追加していく進め方のほうが定着しやすいです。
まとめ
kintoneは「Excel管理からの卒業」という意味では非常に有効な選択肢ですが、万能ツールではありません。会計処理のような専門性の高い業務は専用ソフトに任せ、情報共有や進捗管理といった「みんなで見て、みんなで更新する」業務に絞って使うのが、失敗しにくい使い方だと感じています。
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