中小企業の経営者さん: 「うちの経理はベテランのAさんに任せきりなんです。正直、Aさんがいないと回らない状況で…。でも、もしAさんが辞めてしまったら、どうなるのかと考えると夜も眠れません。
それに、たまに『もっと効率化できないか』とか『Aさんしかわからない部分がある』と言われるんですが、どうすればいいか分からなくて困っているんです…」
シクミ: 「なるほど、それは本当に辛い状況ですね。Aさんのご尽力は素晴らしい一方で、その『Aさんがいないと回らない』という状況こそが、実は組織にとって想像以上に大きな経営リスクをはらんでいる、ということに他なりません。
多くの経営者様が抱えるこの悩み、私も大手監査法人時代に数多く見てきました。表面的な非効率性だけでなく、数字には表れない潜在的な損失が潜んでいるケースがほとんどです。
今回は、経理の属人化がもたらす隠れた危険性と、それを根本から解決するための具体的な方法についてお話ししましょう。」
属人化が引き起こす「見えない損失」とは？
経理業務の属人化は、単なる『効率が悪い』というレベルの話ではありません。それは組織の土台を揺るがしかねない、重大な経営リスクを内包しているのです。
まず一つ目のリスクは、『退職リスク』です。もし、頼りにしていたベテラン社員が突然退職することになったらどうでしょうか？
業務の引継ぎができない、過去の経緯が分からない、といった状況に陥り、最悪の場合、会社の信用問題や資金繰りにまで影響を及ぼす可能性があります。これはまさに事業継続性の問題ですよね。
二つ目は、『不正リスク』です。特定の人物に業務が集中し、チェック体制が機能しない環境は、意図せずとも不正行為が発生しやすい温床となります。私も監査の現場で、職務分掌ができていない会社ほど不正の温床になりやすいことを痛感してきました。
そして三つ目は、『成長阻害リスク』です。業務が属人化していると、新しい人材を補充しても業務のキャパシティはなかなか広がりません。結果として、事業拡大や新規事業への挑戦の足かせになってしまう、というMBA的な視点で見ても非常に非効率な状態なのです。
属人化を温存する「構造的な原因」と経営者の盲点
では、なぜこれほど大きなリスクを抱えながらも、多くの企業で経理の属人化が解消されないのでしょうか。そこにはいくつかの構造的な原因と、経営者の皆様が見落としがちな盲点が存在します。
一つは、『あの人ができるからいいや』という思考です。優秀な人材がいると、ついその人に任せきりにしてしまい、業務の標準化や他の人材育成を怠ってしまう傾向にあります。
これは目先の効率を優先するあまり、長期的な組織のリスクを見過ごしている状態と言えるでしょう。また、『コスト削減』という名のもとに、必要な人員配置やITシステムへの投資を後回しにしてしまうケースも少なくありません。
しかし、これは短期的なコスト削減が、将来的な大きな損失につながる典型的な例です。さらに、経理業務の専門性や複雑さゆえに、経営者自身がその全貌を把握しきれていない、ということも一因です。
『何が分からないのかも分からない』状態では、有効な対策を打つことが難しいですよね。業務プロセスが明確になっていない、いわゆる『ブラックボックス化』も、属人化を助長する大きな要因です。
属人化解消のための具体的な「仕組み」再構築ステップ
属人化という慢性的な課題を解決するには、一時的な対応ではなく、組織の『仕組み』そのものを再構築することが不可欠です。具体的なステップを順を追って見ていきましょう。
まず第一に、『業務プロセスの可視化と標準化』です。現在、誰が、何を、どのように行っているのかをフローチャートや業務マニュアルとして明確に文書化してください。
これにより、現状把握と問題点の発見が容易になります。次に、『権限と役割の明確化、職務分掌の徹底』です。一人の人間に業務が集中しないよう、適切な担当分けと相互チェックの仕組みを導入します。
例えば、請求書の作成者と支払い承認者を分けるなど、不正リスクを低減させる基本的な内部統制の考え方です。第三に、『ITツールの活用とデータの一元管理』を進めましょう。
会計システムや経費精算システム、RPAなどを導入することで、定型業務の自動化や情報共有が格段に進みます。これにより、人的ミスを減らし、生産性を向上させることができます。
第四に、『定期的なレビューと監査体制の構築』です。外部の視点も交えながら、定期的に業務プロセスや内部統制の状況を評価することで、問題点の早期発見と改善が可能になります。そして最後に、『人材育成と多能工化』です。
ジョブローテーションやOJTを通じて、複数の社員が多様な業務をこなせるように育成することで、万が一の事態にも対応できる強靭な組織へと変革していくことができます。これはまさしく、組織のレジリエンスを高めるための重要な投資なのです。
まとめ
経理業務の属人化は、目の前の業務を回すうえでは『便利』に見えるかもしれません。しかし、その裏側には、事業継続を脅かす退職リスク、組織の信頼を失墜させる不正リスク、そして企業の成長を阻害する非効率性が潜んでいます。
これらの見えない損失を避けるためには、経営者の皆様が強いリーダーシップを発揮し、属人化を解消するための『仕組み』を意図的に構築していく必要があります。
ご紹介した解決策は、決して特別なことではありません。一つ一つのステップを丁寧に実行することで、必ず組織は強くなり、より安定した経営基盤を築くことができるでしょう。
現状維持は楽な道に見えますが、それは未来の経営リスクを先送りしているに過ぎません。今こそ、一歩踏み出し、健全な組織への変革を始める時です。
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